Documentación e IA

Asistente privado de conocimiento que responde con la página que lo prueba

DocuCerta convierte manuales, catálogos, boletines, hojas de cálculo y políticas en respuestas verificables para tu equipo de campo y de oficina. Cada dato llega con su cita; si no hay evidencia, lo dice. Tus documentos nunca salen de tu control.

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¿Qué es DocuCerta?

DocuCerta es un asistente de conocimiento que trabaja únicamente con la documentación de tu empresa. Cargas manuales, boletines técnicos, hojas de datos, políticas, reportes de Excel, presentaciones y videos de capacitación; el sistema los procesa, detecta duplicados, controla versiones y los publica. A partir de ahí cualquiera pregunta en lenguaje natural —escribiendo, dictando o escaneando el QR de una unidad— y recibe la respuesta con su cita exacta: la página del PDF, la celda de la hoja de cálculo, la diapositiva o el segundo del video, con el recorte original a un clic. Tres cosas lo separan de un chat genérico: contrasta cada afirmación crítica contra su fuente antes de mostrarla, se abstiene y dice qué documentación falta cuando la evidencia no alcanza, y respeta los permisos antes de buscar, así que nadie recibe una respuesta construida con documentos que no puede ver. Se despliega en tu cuenta de AWS o en tus propios servidores, y los modelos de lenguaje no se entrenan con tus datos.

Problemas

Problemas que resuelve

El dato correcto está en una revisión que nadie tiene a la mano

El torque vigente está en la página 4 de la revisión 4 y el técnico trae impresa la revisión 3. DocuCerta responde con el valor vigente, dice a qué variante aplica y marca lo sustituido.

Los chats genéricos contestan bonito aunque no sepan

Suenan seguros y se equivocan sin avisar. Aquí cada dato lleva su cita, y si dos documentos se contradicen se muestra el conflicto en lugar de elegir en silencio.

Las herramientas de consumo se quedan cortas cuando la documentación crece

Sirven para decenas de archivos, no para el acervo real de una empresa. DocuCerta hace ingesta masiva con control de calidad, versiones y publicación: miles de documentos por organización.

Nadie sabe qué documentación falta

Las preguntas que quedan sin respuesta y los documentos que nunca se consultan no se registran en ningún lado, así que el acervo no mejora nunca.

El mismo número de parte cambia entre modelo, variante y año

Una respuesta que ignora la aplicabilidad manda a comprar la pieza equivocada. Aquí modelo, variante y año se respetan, y si falta el dato el sistema pregunta.

Subir la documentación a una nube ajena no es opción

En muchas empresas los manuales, contratos y políticas no pueden salir. DocuCerta se despliega en tu cuenta de AWS o en tus servidores, con aislamiento por organización.

Beneficios

Lo que ganas

Cada respuesta trae su cita exacta: página, tabla, celda, diapositiva o segundo del video
Se abstiene cuando la evidencia no alcanza y te dice qué documentación falta
Los valores técnicos se extraen de las tablas y se validan, en lugar de leerse del texto corrido
Las revisiones no se mezclan: ves vigencia, sustitución y conflictos entre documentos
Los permisos se aplican antes de buscar, por documento, colección y rol
El técnico pregunta desde el foso: web, móvil con QR y voz para el taller
Sabes qué se pregunta y qué no se contesta, con analítica exportable a Excel
Tus documentos no salen de tu control: se instala en tu nube o en tus servidores
Los modelos de lenguaje no se entrenan con tu información
Un piloto real queda en manos de los usuarios en semanas, no en meses

Funciones

Módulos y capacidades

Citas de precisión: página, tabla, celda, diapositiva o segundo del video, con el recorte original a un clic
Hechos técnicos validados: torques, presiones y números de parte se extraen de las tablas, se validan una vez y mandan sobre el texto
Aplicabilidad y conflictos: modelo, variante y año se respetan; si falta el dato pregunta, y si dos revisiones difieren lo muestra
Pasaporte del equipo: se escanea el QR de la unidad y las respuestas aplican a su configuración instalada, no al modelo genérico
Voz y móvil: dictado, lectura en voz alta y respuestas guardadas para el taller, con la fecha visible
Multimedia: videos de capacitación transcritos y citados por instante, y búsqueda de diagramas por texto
Ciclo de vida documental: versiones, vigencia, control de calidad y publicación atómica; las citas antiguas se marcan como sustituidas
Analítica accionable: preguntas sin respuesta, documentos nunca consultados, calidad y costo por modelo, exportable a Excel
Gobierno y auditoría: roles, permisos por colección, simulador «¿qué ve este usuario?» y auditoría de consultas y descargas
App Android e iOS con la misma API y los mismos permisos que la web, controles grandes, modo oscuro y lectura en voz alta
Reporte de problema en un toque: abre un caso para el curador con la evidencia congelada
Aislamiento por organización en base de datos y almacenamiento, verificado con pruebas automáticas de fuga
Los documentos se tratan como datos, no como órdenes: las instrucciones incrustadas en un archivo se detectan, se ignoran y quedan registradas como incidente
Despliegue en tu cuenta de AWS con infraestructura como código o en tus propios servidores; corre completo en un solo equipo para evaluación
Acceso privilegiado controlado: MFA para administradores, cambios de alto riesgo con doble aprobación y soporte sin acceso al contenido
Integración por API completa, webhooks firmados y notificaciones a Slack o Teams; los activos se importan desde CMMS o ERP por CSV o API
Formatos aceptados: PDF nativo o escaneado, Word, Excel y CSV, PowerPoint, texto, imágenes, audio, video y ZIP

¿Para quién es? Empresas donde un dato equivocado cuesta caro y la documentación ya no cabe en la cabeza de nadie: mantenimiento de flotas y plantas, que necesita torques, intervalos, procedimientos y boletines por unidad y variante; ingeniería y compras, que trabaja con hojas de datos, números de parte y sustituciones sin confundir revisiones; finanzas y operación, que consulta reportes de Excel con hoja y celda citadas; áreas de políticas y cumplimiento, que necesitan la cláusula vigente y no un resumen aproximado; y capacitación, donde la respuesta debe llevar al minuto exacto del video y a la diapositiva.

FAQ

Preguntas frecuentes

¿Qué formatos acepta?

PDF nativo o escaneado, Word, Excel y CSV, PowerPoint, texto, imágenes (PNG, JPG, TIFF), audio (MP3, WAV, M4A), video (MP4, MOV, WebM) y archivos ZIP.

¿Cómo evita que la IA invente?

Solo responde con la evidencia recuperada y autorizada, y cada afirmación crítica se contrasta literalmente contra su cita. Cuando la evidencia no alcanza, se abstiene y sugiere qué documentación falta.

¿Puedo controlar quién ve qué?

Sí. Hay roles, grupos y permisos por biblioteca, colección, categoría y nivel de clasificación. Un simulador muestra exactamente qué vería cada persona y por qué.

¿Dónde se instala?

En tu cuenta de AWS, con infraestructura como código, o en tus propios servidores. Para evaluarlo, corre completo en un solo equipo.

¿Mis documentos entrenan modelos de inteligencia artificial?

No. Los modelos de lenguaje no se entrenan con tu información, y cada organización opera en su propio espacio con aislamiento en base de datos y almacenamiento.

¿Cuánto tarda en estar operando?

La plataforma ya está construida y probada. Un piloto típico carga entre 200 y 500 documentos reales y queda en manos de los usuarios en semanas, no en meses.

¿Se integra con nuestros sistemas?

Sí. Cuenta con API completa, webhooks firmados y notificaciones a Slack o Teams. Los activos pueden importarse desde tu CMMS o ERP por CSV o por API.

¿Qué pasa si dos documentos se contradicen?

En lugar de elegir en silencio, muestra el conflicto entre las revisiones e indica cuál está vigente y cuál quedó sustituida.

¿Sirve en el taller o solo en la oficina?

Está pensada para ambos. La app de Android e iOS usa la misma API y los mismos permisos que la web, con controles grandes, modo oscuro, dictado y lectura en voz alta. Escaneando el QR de una unidad, las respuestas aplican a su configuración instalada y no al modelo genérico.

¿Cómo sé si falta documentación?

La analítica registra las preguntas que quedaron sin respuesta, los documentos que nunca se consultan y la calidad y el costo por modelo. Todo es exportable a Excel para decidir qué cargar o corregir.

¿Puede un documento manipular al asistente?

No. Los documentos se tratan como datos, no como órdenes: las instrucciones incrustadas en un archivo se detectan, se ignoran y quedan registradas como incidente.

¿Cómo empieza un proyecto?

Con una sesión de demostración en la que se carga una muestra de tus documentos y se hacen las preguntas que tu equipo hace todos los días, sin sacar información de tu control. A partir de ahí se define el alcance del piloto.

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